Afin d’identifier rapidement les dépenses qui ne respectent pas la politique de dépenses établie, Regate vous offre la possibilité de marquer automatiquement certaines notes de frais comme étant hors politique. Voici comment configurer cette fonctionnalité étape par étape :
Créer une nouvelle règle
Rendez-vous dans la section Paramètres.
Cliquez sur Règles, puis sur Notes de frais pour accéder au gestionnaire de règles spécifiques aux dépenses :
- Sélectionnez Nouvelle règle pour commencer la configuration.
- Définissez le déclencheur : Sous l'option Quand ceci se produit, déterminez le critère qui doit déclencher la règle. Cela peut être lié au type de dépense, au montant dépensé, ou à d'autres critères spécifiques à votre entreprise. Vous pouvez mettre plusieurs critères.
- Choisissez l'action : Dans la liste des actions possibles, sélectionnez Marquer comme hors politique. Cela permettra d'identifier automatiquement les notes de frais qui ne correspondent pas aux critères établis.
- Nommez et sauvegardez la règle
Visualisation et gestion des notes de frais marquées Hors Politique
Lorsqu'un utilisateur soumet une note de frais qui répond aux critères définis, le système indiquera Hors Politique sur cette note.
Face à une note de frais marquée comme hors politique, vous avez la possibilité de Refuser la note de frais. Vous pouvez également ajouter un commentaire explicatif pour informer clairement l'utilisateur de la raison du refus.
Conseils supplémentaires
Révision régulière des règles : Comme les politiques de dépenses peuvent évoluer, pensez à vérifier et à ajuster les règles périodiquement pour qu'elles restent pertinentes et efficaces.