Cet article concerne les organisations qui ont activé le module ‘Dépenses’. Pour cela, il est nécessaire de contacter votre Customer Success Manager (CSM), par email, téléphone, ou tout simplement via le bouton Aide, en bas à droite dans Regate.
De quoi s’agit-il ?
La ‘Demande d’achat’ est effectuée par un collaborateur en amont de la commande : elle permet d’anticiper une éventuelle dépense et de s’assurer de son approbation avant de l’effectuer. Elle est bien sûr supportée par un process interne dans l’organisation.
Le collaborateur utilise Regate pour demander à son manager, au directeur des achats, au département finance ou tout responsable pertinent désigné en interne (et dans Regate) de valider un achat, ponctuel ou récurrent, qu’il prévoit de faire pour le compte de l’entreprise.
La demande d’achat approuvée
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vient ensuite impacter les éventuels budgets analytiques configurés
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est enfin rapprochée de la facture pour la commande effectuée.
Une demande d’achat n’est pas une pré-approbation de facture. Il est possible de mettre en place un système d’approbation des factures en plus des demandes d’achats.
En effet, il est possible qu’il y ait des différences entre les demandes d’achats approuvées et les commandes effectivement facturées.