Si un de vos collaborateurs quitte l'entreprise, il est important de s'assurer qu'il n'aura plus accès à votre compte sur Regate sans pour autant supprimer les traces de son activité sur la plateforme.
Ainsi, l'utilisateur n'est pas supprimé, mais archivé. Cela empêchera la connexion et l'utilisation du compte d'utilisateur.
NB : Si l'utilisateur a accès dans plusieurs entités dans Regate, l'archivage se fait entité par entité.
Pour retrouver la fiche de l'utilisateur :
Vous pouvez retrouver l'utilisateur dans la liste des utilisateurs dans 'Paramètres' > 'Utilisateurs'.
Pour archiver son compte d'utilisateur :
Cliquez sur 'Archiver le compte' soit sur la ligne, soit dans le profil de l'utilisateur et confirmez votre choix dans la fenêtre de confirmation qui s'ouvre.
NB : L'archivage d'un utilisateur le retirera comme approbateur par défaut des fournisseurs sur lesquels il serait assigné (si le parcours d'approbation est activé). Cependant, il ne réaffectera pas les documents déjà en attente de son approbation (factures fournisseurs et notes de frais). Si applicable, il faudra donc réassigner les factures en attente de son approbation, et définir un nouveau manager pour les collaborateurs, dont les notes de frais sont en attente.