⚠️ Cet article est à destination des clients d'expert-comptable.
Le module "Documents" permet à l'expert-comptable et son client de déposer des documents qui ne sont pas des pièces comptables.
Ce module est accessible uniquement aux utilisateurs possédant un rôle "Expert-comptable" et "Client d'expert-comptable".
Ajoutez un document
- A tout moment, cliquez sur le bouton "+" situé dans la barre latérale gauche et cliquez sur "Document", puis sélectionnez le document souhaité, ou ;
- Dans le module "Documents", cliquez sur le bouton "Ajouter un document" et sélectionnez le document souhaité.
Les formats acceptés sont .doc,.docx,.pdf,.msg,.jpg,.jpeg,.png,.ppt,.pptm,.pptx,.csv,.xls,.xlsm,.xlsx (25 Mo max).
Renommez le document
Une fois le document ajouté, il est possible de le renommer :
- au moment de l'ajout, en cliquant sur le bouton "Renommer".
- en cliquant sur le libellé sur la liste des documents.
Catégorisez vos documents
Les tags vous permettent de catégoriser les documents à votre guise afin de pouvoir les filtrer et les retrouver plus rapidement.
Pour créer un nouveau tag, il vous suffit de :
- Cliquer sur la roue crantée en haut à droite pour ouvrir la fenêtre "Gérer les tags de documents" ;
- Dans le champ correspondant, écrire le nom du tag que vous souhaitez créer ;
- Cliquez sur "Ajouter comme nouveau tag".
Le tag est maintenant disponible dans la librairie des tags ; vous pouvez l'ajouter à un document depuis la vue liste :
- Dans la colonne "Tag" : cliquez sur l'icône + ;
- Recherchez dans la liste le tag créé et sélectionnez-le
Le tag est ajouté au document. Pour retirer un tag d'un document, il vous suffit de cliquer sur la croix en haut à droite du tag.
Gérer vos documents
-
Les actions de traitement individuel
Vous pouvez effectuer des actions individuelles à chaque document via les boutons en fin de ligne, matérialisées par différents icônes, comme par exemple :
- L'oeil : lorsque le format le permet, le document importé est ouvert en grand écran pour vous permettre de le visualiser ;
- Le drapeau : ce bouton actionnable vous permet de placer le document en haut de la liste pour plus de visibilité ;
- L'icône de téléchargement : ce bouton vous permet de télécharger localement un ou plusieurs fichiers sélectionnés ;
- La poubelle : cette commande vous permet de supprimer le document.
Les actions de traitement de masse
En appuyant sur les cases en début de ligne (à gauche de la ligne, contrairement aux actions individuelles qui se trouvent à droite) vous aurez la possibilité d’effectuer des actions multiples telles que :
- Envoyer via mail le ou les documents sélectionnés ;
- Supprimer les documents ;
- Télécharger en local ces documents ;
- Les marquer comme urgents.
Réordonner la liste des documents
Il est possible d’ordonner chacune des colonnes existantes par ordre croissant ; pour les colonnes contenant des lettres, l’indexation se fait par ordre alphabétique.
Exemple : pour visualiser tous les documents ajoutés avant une certaine date, vous pouvez cliquer sur la colonne “Date” qui ordonnera la liste du plus ancien au plus récemment importé.