Le rapprochement bancaire dans Regate fonctionne de manière automatique autant que possible.
💡 Le moyen le plus sûr et efficace de faire un rapprochement automatique entre une transaction et une facture ou note de frais est bien entendu de les régler directement dans Regate avec les moyens de paiement mis à votre disposition.
Pour en savoir plus sur les différents modes de paiement disponibles, contactez notre équipe avec le bouton aide dans Regate.
Rapprochement à des pièces comptables
Une fois vos comptes bancaires connectés à Regate, vos relevés bancaires sont systématiquement importés toutes les nuits (sauf dans le cas d'import manuel avec un fichier .csv), puis les transactions sont automatiquement comparées aux pièces comptables pour proposer un résultat de rapprochement.
Les éléments utilisés pour effectuer ce rapprochement sont :
- les montants
- le libellé de la transaction (pour vérifier s’il contient le numéro de facture)
Lorsqu’un résultat de rapprochement est trouvé, la colonne “Document” sera renseignée avec la pièce présente sur Regate (facture fournisseur, facture client ou note de frais). La transaction sera alors basculée dans l’onglet "À valider" afin que vous puissiez valider ce rapprochement.
Si Regate n’est pas encore parvenu ou ne parvient pas à effectuer le rapprochement automatiquement, alors vous pouvez procéder au rapprochement avec la pièce vous-même en suivant cette procédure.
Rapprochement manuel Ă un compte comptable
Si vous ne disposez pas du document correspondant à une transaction, vous pouvez la marquer comme rapprochée (en bout de ligne). Dans ce cas, elle sera rapprochée par défaut au compte d’attente, défini dans les paramètres.
Vous pouvez également sélectionner un autre compte comptable avec lequel vous souhaitez rapprocher la ligne. Pour cela, suivez ces étapes.
- Dans la colonne “Compte comptable”, cliquer sur “Rechercher”
- Sélectionner le compte souhaité
- Le rapprochement est effectué et la transaction passe automatiquement dans l’onglet “Rapprochées”.
💡 NB : si vous rapprochez avec un compte auxiliaire, le compte général sera rempli automatiquement.
Rapprochement automatisé avec les règles
Dans Regate, vous pouvez gagner un temps considérable en automatisant le rapprochement aux comptes comptables en créant des règles de rapprochement. Voici comment créer facilement vos règles.
Rapprochement automatisé avec l’IA
Autre méthode de gain de temps est notre moteur d’intelligence artificielle. En s’appuyant sur les rapprochements que vous effectuez sur la plateforme (manuellement ou via les règles), l’outil apprend et le moteur d’IA va proposer des résultats de rapprochement.
Vous les retrouverez dans l’onglet “À valider”, précédée d'une icône robot.
Modifier ou annuler un rapprochement
Si un rapprochement erroné a été effectué avec une pièce comptable, il est possible de le modifier ou de l'annuler en suivant cette procédure.
Commenter une transaction
Il est possible de laisser un commentaire interne sur une transaction, en cas de doute sur un rapprochement par exemple.
Reconnaître les types de rapprochement
Vous pouvez distinguer dans l’onglet “à valider” ce qui a déclenché le rapprochement.
Voici les 3 cas de figures :
- Symbole “Robot” : rapprochement proposé par le moteur d’IA
- Symbole “Règles” : rapprochement proposé par une règle
- Symbole “Manuel” : rapprochement proposé manuellement ou automatiquement à une pièce comptable