Plusieurs modes d'import de factures dans Regate existent ; selon la méthode choisie, les étapes de vérification des données scannées par l'OCR seront différentes.
NB : Dans Regate, cette étape est appelée "vidéocodage"
A) Factures envoyées à l'adresse mail Regate ou importées via le bouton +Ajouter des fichiers
L'étape de vidéocodage est effectuée par une équipe dédiée chez Regate ; le délai de traitement est de 2 heures environ.
Les factures apparaitront dans le module Factures fournisseur ou Factures client dans l’onglet Nouveaux.
Un rond jaune figure devant la facture : elle a été vidéocodée et peut être traitée par vos soins.
Une enveloppe jaune figure devant la facture : elle est en attente de traitement par l’équipe de vidéocodage. Pour plus de rapidité, vous pouvez choisir de la traiter manuellement directement en cliquant dessus.
Section À découper : le document contient plusieurs factures qui sont en cours de découpage par notre équipe. Pour plus de rapidité, vous pouvez choisir de faire ce découpage manuellement directement en cliquant dessus.
NB : si aucun document n'est en attente de découpage, cette section n'apparaitra pas sur votre interface.
B) Une facture est importée via le bouton +Ajouter des fichiers et l'option Traiter cette facture manuellement est choisie
L'étape de vidéocodage est alors effectuée par vous-même : vous pouvez vérifier l'ensemble des données lues sur la facture, et les modifier si besoin.
Si l'OCR obtient un niveau de confiance des données scannées inférieur à 80%, les éléments à vérifier en priorité par vos soins seront mis en évidence en rouge.
Si la facture est identifiée comme un potentiel doublon, un triangle rouge apparaitra à côté du champ dédié au numéro de facture. Vous pourrez soit continuer à traiter la facture ('Valider') ou alors annuler son ajout dans Regate ('Annuler').
Une fois l'ajout de la facture validé, elle arrivera directement dans le module 'Factures fournisseur' ou 'Factures client' dans l'onglet 'Nouveaux'.